La introducción de las tecnologías de la información como soporte para hacer más eficientes los procesos de las empresas, aunado al impulso que la pandemia les dio, han generado una nueva manera de trabajar para cumplir los objetivos organizacionales.
Como todo cambio, la adopción de la nueva manera de hacer las cosas consume energía y tiempo, mientras se logra transitar por las mejores prácticas.
El home office, así como el híbrido compuesto por días de trabajo presencial y días de trabajo remoto, han demostrado ser un acierto que reduce el estrés y hace más eficientes las jornadas laborales, pero esto no le exhime de enfrentar retos, siendo la gestión del tiempo el que más puede preocupar a las personas y en general a la organización.
Los desperdiciadores del tiempo no han variado mucho, pero estar en casa facilita pasarlos por alto y caer en sus redes. Para hacer frente a este desafío lo primero que hay que tener presente es que el cumplimiento de objetivos y los procesos para alcanzarlos, siguen siendo los mismos, sólo que ahora se realizan desde otro lugar.
Cómo hacer frente a los grandes distractores desde casa:
Comunicación
Correos, revísalos y respóndelos:
Cuando inicias tu jornada laboral.
Después de comer.
Antes de salir.
Coloca identificadores a aquellos que pueden ser prioridad para responderlos lo más pronto posible.
Llamadas telefónicas, crea un semáforo de importancia y distribúyelo con tus jefes y subalternos:
Rojo. Llamadas que requieren respuesta inmediata, porque de ellas depende dar celeridad a la solución de un conflicto que afecta a tu área u organización.
Amarillo. Son aquellas que se realizan cuando no ha habido respuesta a correos y deben ser atendidas para concluir una tarea o llevar a cabo una acción.
Verde. Son aquellas que si bien es cierto son importantes, pueden ser tratadas como de bajo impacto y ejecutadas en el momento que se tenga la disponibilidad.
Whatsapp. Si bien es cierto que abrirlo en la computadora llega a hacer eficiente la comunicación, también lo es que se convierte en uno de los principales distractores, por lo que hay que ser cuidadosos. Para hacer eficiente su uso:
Mantenlo minimizado.
Abre sólo aquellos mensajes cuyo título esté vinculado con alguna tarea o pendiente de trabajo.
Envía tus mensajes personales antes de iniciar tu jornada laboral, a la hora de la comida y en la noche, excepto aquellos que sean urgentes.
Jornada laboral
Horario
Respeta el tiempo de tu jornada laboral.
Inicia a la hora establecida.
Toma el tiempo asignado para comer.
Date dos descansos de 15 minutos.
Termina a la hora.
Haz de los cambios de horario una excepción, no algo cotidiano.
Reuniones
Planifica las reuniones de ser posible mensualmente, esto te dejará tener claro los espacios disponibles para desarrollar tus tareas.Asígnale una hora de inicio y una hora fin dependiendo el tema.
Envía o solicita los temas a tratar para que todos lo tengan claro.
Establece o pide que sean establecidas tareas claras o aceptación de entregas (cierres).
Evita hablar y que se hable de asuntos fuera del contexto de la junta.
Actividades y tareas
Documenta tus objetivos a lograr a corto, mediano y largo plazo. Apóyate del cuadrante de Dwight Eisenhower para la gestión del tiempo en función de su urgencia e importancia:
Cuadrante I. Tareas urgentes e importantes.
Cuadrante II. Tareas no urgentes e importantes
Cuadrante III. Tareas urgentes y No importantes
Cuadrante IV. Tareas No urgentes y No importante.
Tarea urgente. Requieren de una alta concentración y atención inmediata
Tarea Importante. Requieren atención y no deben descuidarse porque pueden convertirse en urgentes.
Si tienes el tiempo para avanzar, hazlo, evita procastinar, recuerda que aplazar una tarea porque no te gusta o porque consideras que tienes mucho tiempo, puede convertirse en aportador de estrés en tu día con día.
Aprende a decir “NO” respondiendo a las interrogantes: ¿Reamente debo hacer esta tarea? ¿Si digo que No pensarán que no puedo? ¿La haría porque no quiero que se enojen conmigo?
Apóyate de estrategias de gestión como las nombradas por Jack Canfield, Les Hewitt y Mark Victor Hansen en “The power of focus” como las 4 estrategias más efectivas para el logro de objetivos:
Hacer. No dejes para mañana algo que puedes hacer hoy.
Eliminar. Quitar del plan de acción aquellas tareas que no tienen alto impacto.
Delegar. Todo aquello que puede realizar alguien más con la misma efectividad que tú.
Aplazar. Esto no significa procastinar, sino considerar el tiempo de realización de inicio a fin, incluyendo los tiempos para reflexionar, analizar, ejecutar y los baches de tiempo que se requieren para esto.
Evita combinar actividades, asigna un tiempo determinado a una tarea y avanza en ella antes de iniciar otra.
Por Paty Bernal
Dirección de Desarrollo | Especialista en tecnología educativa al desarrollo de contenidos de habilidades blandas y técnicas.
Referencias
Jack Canfield. Mark Victor Hansen. Les. Hewitt. El Poder de Mantenerse Enfocado. Como dar en el Blanco Financiero, personal y de negocios con absoluta certeza.
https://asana.com/es/resources/eisenhower-matrix. La Matriz de Eisenhower: cómo priorizar tu lista de tareas.
Septiembre 2022
Comments